Wenn Teams Scrum einführen, starten sie oft mit den naheliegenden
Prozessen: Der Entwicklung.
In Scrum übersetzt heißt das: „Planning“ am Anfang des Sprints, Daily
Standups jeden Tag und am Ende des Sprints „Review“ und „Retrospektive“.
Das ist alles Richtig, setzt aber voraus, dass es einen weiteren Prozess
vor dem Planning gibt. Denn gute Anforderungen entstehen ja nicht von
allein, sondern sind meist das Ergebnis eines Teams von
Anforderungsmanagern und Product Ownern, die diese Anforderungen erheben,
verfeinern und dann zur Entwicklung bereitstellen.
Damit das Planning nicht zum chaotischen Übergabepunkt zwischen Anforderern
und Entwicklern wird gibt es das Refinement.
Das Refinement dient dazu, Anforderungen zu verfeinern (engl. „Refine“) und
zu schätzen um sie schließlich zu einem Reifegrad zu bringen, der der
Definition of Ready genügt. Anders ausgedrückt: Die Anforderungen sind
bereit zur Umsetzung.
Da das Thema Refinement in all meinen Trainings ein gefragtes Thema ist,
möchte ich gerne meine gesammelten Tips zum Aufsetzen eines Refinements mit
euch teilen:
- Machen Sie das Refinement zu einem regelmäßigen Meeting
- Organisieren Sie es so, dass es die tägliche Arbeit der Entwickler nicht behindert (z.B. keine ganztägigen Workshops). Wenn Sie mehr Zeit benötigen, treffen Sie sich öfter, z.B. zwei Stunden jede Woche.
- Sie können Anforderungen mit einzelnen Entwicklern klären, so dass nicht das ganze Team damit beschäftigt ist. - Für das Refinement sollten Sie jedoch die gesamte Entwicklergruppe einbeziehen, da das Refinement in der Gruppe das gemeinsame Verständnis fördert und bei Schätzungen zu besseren Ergebnissen führt. Gerade wenn noch nicht klar ist, welcher Entwickler welche Anforderung umsetzen wird ist ein breites Verständnis der Anforderungen wichtig, um in der Umsetzungsphase (Sprint) schnell und agil voranzukommen. Gleichzeitig können Abhängigkeiten in der Gruppe so früh identifiziert werden.
- Verwenden Sie effiziente agile Schätzungstechniken wie Planning Poker oder T-Shirt Sizing.
- Halten Sie einen gewissen Puffer zwischen Refinement und Planning Meeting ein, um Klärungen oder andere anstehende Probleme zu bewältigen. Ein Refinement direkt am Tag vor dem Planning ist wenig sinnvoll und führt oft nicht zu den gewünschten Ergebnissen, da oft noch weiterer Klärungsbedarf besteht, der dann nicht mehr rechtzeitig abgeschlossen werden kann.
- Theoretisch können Sie alles, was Sie im Refinement tun, auch im Planning tun - aber in der Praxis ist besser, so viel wie möglich bereits im Refinement zu erledigen (Detailierung, Abstimmung, Schätzung) um sich während des Plannings auf die Planung, das Kapazitäts- und Abhängigkeitsmanagement konzentrieren - was schon genug ist.
- Je nach Umfang können Sie das Refinement auch auf mehrere Sitzungen aufteilen. (auch in Abhängigkeit von der gleichzeitigen Verfügbarkeit des Teams, wenn Sie global arbeiten)
- Wenn Personen beteiligt sind, die nur für einen kleinen Teil der Sitzung benötigt werden (z.B. Subject matter experts für spezielle Themen), machen Sie das Meeting für diese Personen zu einem "Wir rufen Sie bei Bedarf an"-Meeting. Auf diese Weise können diese Personen nur bei Bedarf hinzugezogen werden und wieder gehen, sobald ihr Problem gelöst ist. So können diese Personen die Zeit produktiv für etwas anderes nutzen, während sie für mögliche Fragen, die das Team am Weiterkommen hindern, weiterhin zur Verfügung stehen. Dies ist in der Regel ein guter Kompromiss für beide Seiten.
- Manche Anforderungen können ein Refinement Meeting mehrfach durchlaufen und auch mehrfach geschätzt werden. Wenn sich Elemente in einem sehr frühen Stadium befinden, können sie mit ungenaueren, aber schnelleren Techniken wie T-Shirt-Sizing oder Magic Estimation geschätzt werden, um dem Product Owner und den Stakeholdern eine erste Vorstellung des Aufwandes zu geben. Eine frühe Schätzung minimiert Verschwendung (minimize waste), da der Product Owner in einem frühen Stadium entscheiden kann, eine Anforderung nicht weiter zu detaillieren, wenn sie eindeutig zu viel Aufwand bei zu geringem Wert darstellt.
- Sammeln sie regelmäßig am Ende des Refinement meetings Feedback und/oder Verbesserungsvorschläge und setzen Sie diese konsequent um. So stellen sie sicher, dass sie die Zeit bestmöglich nutzen. 5-10 Minuten für Feedback sind völlig ausreichend