Manuel Mehring - Blog

Thoughts on project management and the agile journey.


08. Nov

Was unsere Corona-Probleme mit der agilen Idee des "Flows" zu tun haben

Verkehr bei Nacht

Einleitung

Gerade finden die Kanban Community Days statt. (Sehr empfehlenswert, wer noch teilnehmen möchte findet alle Infos hier ) Wer schon mal etwas von Kanban gehört hat, dem wird das Konzept des Flusses (engl. "Flow") etwas sagen. Der Flow beschreibt grundsätzlich erstmal den Fluss der Arbeit durch ein System (z.B. eine Organisation). Wichtig ist hierbei der Fokus auf den Fluss der Arbeit, von der Idee bis zum Endkunden - unabhängig von Abteilungen, Fachbereichen usw. Doch warum ist der Flow so wichtig. Ist nicht mit meiner Organisationsstruktur genug getan um die Arbeit optimiert zu erledigen? Fast jeder kennt ein Beispiel einer Firma, bei der man das Gefühl hat "nichts geht mehr". Projekte werden zwar regelmäßig neu angefangen, aber nie fertig. Dies ist ein klassisches Bild eines überlasteten Systems. Ich möchte kurz darauf eingehen, warum dieser Fluss so wichig ist und was er mit Corona zu tun hat


Warum brauche ich "Flow"

Das Prinzip ist eigentlich ganz einfach erklärt. Man stelle sich einen Stau auf der Autobahn vor. Die Autobahn ist normalerweise vierspurig. Nun gab es eine Unfall. Die Aufräumarbeiten erlauben es der Polizei nur eine Spur freizugeben. Es kommt zu einem Stau, da mehr Autos in den Stau fahren, als Autos ihn wieder verlassen können. Das System ist also überlastet. Jetzt kann man argumentieren: Das System hat eben nur noch 1 Ausgangsspur, statt vorher 4. - Dann dauert es eben 4-mal länger. Das ist erstmal nicht falsch - vergisst jedoch einen ganz wichtigen Teilaspekt: Ich bin meinem System "ausgeliefert". Denn solange ich den Stau nicht abgearbeitet habe, kann ich kein wichtigere Aufgabe bearbeiten. Solange alle meine Elemente im System (Autos/Projekte) gleich wichtig sind, mag das ok sein. Das ist in der Realität jedoch selten der Fall. Es gibt immer eine Veränderung, die gerade dieses eine neue Projekt sehr wichtig macht. Ist mein System überlastet, dauert es gefühlt ewig, bis dieses umgesetzt ist. Um bei der Analogie des Staus zu bleiben: Das wichtige Element das ich sofort durch den Stau bringen muss ist der Rettungswagen. Habe ich keine Rettungsgasse, muss dieser den gesamten Stau durchstehen, bis er vorne ankommt - Zu dieser Zeit mag es aber jedoch schon zu spät sein. Das gleiche gilt für das jetzt so wichtige Projekt. Manchmal macht ein Projekt nur Sinn, wenn es innerhalb einer bestimmten Zeit abgeschlossen werden kann. Und genau deshalb ist Flow so wichtig. Den Flow zu managen erlaubt es mit in einer Firma auch auf neue Ereignisse schnell zu reagieren - aber nur unter der Voraussetzung, dass mein System (Organisation) nicht bereits überlastet ist.


Was hat das mit Corona zu tun?

Wir haben exakt das gleiche Problem in Deutschland genau jetzt mit den Tests. Wir sprechen von überlasteten Gesundheitämtern und auflaufende "Staus" an Tests. Das Problem bei Corona-Tests ist jedoch nicht nur die Gesamtmenge an Tests, die mein System bewältigen kann, sondern (ganz wichtig) auch die Geschwindigkeit, mit der mein System neue Anfragen bewältigen kann. Wenn mein Corona Test in der Hochzeit 2 Wochen dauert (ich übertreibe), lassen sich daraus keine sinnvollen Handlungsempfehlungen mehr ableiten.

Und deshalb gehen die Vorschläge jetzt aktuell genau in die Richtung, die wir aus agilen Methoden wie Kanban kennen: Den Flow zu optimieren. Denn ist die Anfragemenge zu viel, so muss ich priorisieren, damit die wichtigen Dinge mein System trotzdem rechtzeitig durchlaufen können. Natürlich ist die Lösung des Corona Problems komplexer, als schlicht die Durchlaufzeit zu erhöhen - Dennoch zeigt gerade die aktuelle Situation, dass der Fluss in kritischen Systeme ein wesentlicher Erfolgsfaktor ist.