Manuel Mehring - Blog

Thoughts on project management and the agile journey.


20. Mai

Meine 8 Schritte für erfolgreiche Remote Trainings & Workshops

Team

Einleitung

In Zeiten von Corona verändert sich vieles. Wer in der IT arbeitet, der arbeitet inzwischen im Homeoffice - Für viele ist es neu, und wir alle lernen aktuell mit der veränderten Situation umzugehen. Dabei versuchen wir all das, was wir früher vor Ort getan haben nun effektiv von Zuhause umzusetzen - das betrifft auch Trainings und Workshops. Doch viele stellen sich die Frage: Wie können Workshops überhaupt remote funktionieren? Dieser Artikel stellt euch die wichtigsten Punkte aus meiner Erfahrung vor, damit auch ihr erfolgreiche Trainings und Workshops remote umsetzen könnt


#1 Die richtigen Tools

Je nachdem wo ihr arbeitet habt ihr normalerweise bereits eine Grundausstattung an digitalen Werkzeugen zur Verfügung. Das sind Konferenz-Tools wie WebEx, Skype, Teams, usw. und weitere Tools zur gemeinsamen Zusammenarbeit, wie JIRA, Trello, Asana oder Ähnliches. Damit seid ihr schon mal gut ausgestattet. Was ihr jetzt aber für ein gutes Training oder einen Workshop noch braucht, sind Tools, in denen mit allen Teilnehmer in Echtzeit an einem Ergebnis arbeiten kann. - wie man das im echten Leben in einem Raum mit Flipcharts und Whiteboards und vielen Stiften eben tun kann. Hier empfehle ich euch einen Blick auf zwei großartige Tools: Miro und Mural. (Beide Tools sind sehr ähnlich - wählt euren Favoriten aus - es gibt jeweils eine kostenlose Testversion) Für Trainings und Workshops, bei denen ihr euren Teilnehmern wirklich einen Mehrwert bieten wollt ist solch ein Tool absolute Pflicht.


#2 Die Leute da abholen wo sie stehen

Wenn ihr ein solches Tool schon länger verwendet, so gilt das nicht für alle Teilnehmer des Workshops. Plant Zeit und auch Inhalte ein, damit sich alle mit dem Tool vertraut machen können. Ihr wollt ja kreative Ergebnisse eurer Teilnehmer erreichen. Da soll den Teilnehmern das Tool nicht im Weg stehen. Plant dazu Warmup-Übungen ein, die gleichzeitig auflockern und den Umgang mit dem Tool spielerisch vermitteln. Ich habe gute Erfahrungen gemacht mit einfachen Übungen wie "Jeder zeichnet in zwei Minuten so viele Dinge wie er kann zum Thema XY" oder "Jeder baut sich in einigen Minuten einen Avatar, den er im weiteren Workshop verwenden kann."


#3 Geht davon aus dass die Technik streikt

Wenn ihr ein Flipchart und Stifte habt, kann nicht mehr all zu viel schief gehen - bei digitalen Tools schon. Das Internet kann abreißen bei Teilnehmern, jemand kann sich nicht einloggen, jemand hat Kompatibilitätsprobleme, und und und. Plant dafür Zeit ein. Wenn ihr schon öfter normale Workshops geleitet habt, müsst ihr mehr Zeit dafür als Puffer einplanen. Auch ein Plan B wenn bestimmte technische Zugänge nicht klappen ist hilfreich. Vielleicht eine alternative Konferenzlösung, wenn die erste Wahl mal wieder streikt?

Testet alle Zugänge und Durchläufe mindestens einmal unter reellen Bedingungen. Genau wie bei Vor-Ort Workshops gilt es auch bei Remote-Workshops einmal das Equipment unter realen Bedingungen durchzutesten. Anstatt den Beamer-Anschluss und den Gebäudezugang sicherzustellen solltet ihr Zugänge, VPNs, Einladungen oder Vorbereitungsschritte einmal mit einer Person live durchspielen um böse Überraschungen zu vermeiden.


#4 Der Co-Trainer(in)

Wenn ihr die Möglichkeit habt, gebt wichtige remote Workshops nicht alleine. Eine zweite Person kann euch wesentlich entlasten und euch helfen mit dem Workshop fortzufahren während euer Partner sich um Einzelprobleme kümmern kann. Verteilt diese Rollen Vorab oder direkt zu Beginn. Braucht ihr ein Protokoll? Braucht ihr jemanden, der die Zeit im Auge behält? Eine helfende Person zu haben muss nicht immer heißen, dass das ein zweiter Trainer sein muss und ihr auch die doppelten Kosten habt. Oft findet sich jemand aus dem Projektumfeld der gerne unterstützt und Erfahrung sammeln möchte. Traut euch zu Fragen. Die Ergebnisse werden besser, glaubt mir.


#5 Nehmt euch die Zeit für eine ordentliche Vorbereitung

Trainings und Workshops vorzubereiten ist aufwändig. Remote-Workshops vorzubereiten ist aufwändiger. Die Aufmerksamkeit aller Teilnehmer hochzuhalten und sie miteinzubeziehen ist remote wesentlich schwieriger als Vor-Ort. Das bedeutet im Umkehrschluss, dass ihr viel mehr als sonst eure Agenda in kleine Häppchen verpacken müsst. Bei größeren Gruppen müsst ihr mit Breakout-Rooms/Sessions arbeiten und diese koordinieren, wenn ihr nicht wollt, dass 50% eurer Teilnehmer EMails beantworten, während ihr den Workshop alleine durchzieht. Eine Einheit eures Workshops sollte nie länger als 60 Minuten sein, da ihr sonst viele eurer Teilnehmer verliert.


#6 Entscheidungsfindungen in Remote Teams

Je mehr Teilnehmer es im Workshop sind, desto enger müsst ihr führen. Das gilt in Vor-Ort Workshops auch schon. Aber in Remote Trainings und Workshops ist es kaum möglich eine spontane Entscheidung mit mehr als 3 Personen zu treffen und alle gleichermaßen mit einzubeziehen. Gebt lieber mehr vor in diesen Fällen. Wenn ihr Workshops mit mehr als 10 Teilnehmern habt, habt ihr wahrscheinlich bereits eine eng-gefasste Agenda. Bleibt dabei.


#7 Face-To-Face

Wenn ihr die Wahl habt, führt Workshops immer mit aktiver Webcam (ALLER) Teilnehmer durch. Ein Blick in das Gesicht einer anderen Person erleichtert die Kommunikation ungemein. Besonders für strategische oder strittige Fragen hilft die Kamera Themen zu deeskalieren und mit weniger Problemen anzugehen.


#8 Interaktionen

Bietet regelmäßig aktive Abschnitte an. Tools wie Miro oder Mural bieten hier bereits vieles out-of-the-box an, wie z.B. Votings. Ihr könnt auch Umfragetools verwenden (z.B. Kahoot) um bei größeren Gruppen (15+) einen Eindruck der Stimmung zu erhalten. Bei Trainings mit Lernzielen könnt ihr so auch immer am Ende von Abschnitten interaktive Fragen stellen und die Ergebnisse gemeinsam diskutieren. Es gibt viele Möglichkeiten - wenn ihr euch die Zeit dafür nehmt diese vorzubereiten.